即使是最大的公司也需要考虑每个员工和客户的需求，因为COVID-19已经把大部分劳动力转移到家庭和办公室之外。除了主持一个网络研讨会之外，IBM CIO Fletcher Previn还参与编写了一个关于如何调整基础设施以适应远程工作的四步行动指南，并向TechRepublic介绍了IBM向几乎100%远程工作的快速转变，并为其他企业提供了成功部署的建议。
关键的IT政策和工具每个业务需求(TechRepublic Premium)
远程工作的一个关键是全球IT部门的功能。随着如此广泛的计划迅速制定出来，企业内部的企业文化将不可避免地需要改变，以应对新的现实。
世界上没有多少企业拥有像IBM这样重要的员工。Previn负责IBM内部的IT部门，该部门在全球1,300个办公室拥有12,000名员工，负责确保IBM 48万台笔记本电脑和22万台移动设备的正常运行，以满足35万多名使用这些设备的全职员工的需求。
普雷文说:“我很高兴地告诉大家，我们绝大多数员工都表示，他们能够在远程工作的同时高效地完成工作。”
IBM是如何实现如此大规模的计划并取得成功的呢?准备。普雷文说:“我们定期测试我们的IT系统在危机期间继续运行的能力。我们为各种类型的灾难建模——自然灾害、地缘政治不稳定、网络攻击，以及其他一系列潜在的破坏性场景。”
但是，除了做好灾难准备之外，IBM还监测了世界形势，并将重点放在科学和数据上。Previn说:“当我们看到病毒开始在全球范围内迅速蔓延时，我们就意识到有必要了解IT需求，以便为IBM近100%的35万远程工作人员提供支持。”
尽管做了充分的准备和密切的观察，普雷文说，“快速地转换到几乎100%肯定是一个挑战。一些更困难的任务，如文化、工作方式和礼仪，谢天谢地已经到位，因为IBM已经支持了一些在办公室外工作的员工。”
IBM关心的一个因素是安全，不仅是对它自己，而且是对任何向全公司范围内的远程办公转变的公司。普雷文说:“网络攻击和网络钓鱼攻击都有所增加，因此我们必须调整我们的网络安全程序，以应对我们分布式环境中不断增加的攻击面。”
普雷文说，调整基础设施的另一个关注点是人:“员工面临的一些最大挑战围绕着简单的人与人之间的互动。”“当你在办公室工作时，很容易与同事进行即兴互动，并建立友谊。你可以在“关系银行”里存些钱，然后这些债券就能派上用场了。如果你不努力去拥有这些互动的虚拟等价物，关系就会恶化。”
Previn建议cio为远程工作定义一个策略。定义清晰的指导、规则和政策。培训员工远程礼仪，并为团队提供“协作和贡献”的工具。
Previn的指南强调了在这种情况下迅速做出“有意义的决定”的重要性，以最大限度地减少对运营的干扰，同时还要投入时间和精力来保护公司文化和员工关系。他说，“行动指南是在全球危机开始后不久编写的，但是，指南中的许多实践已经在IBM建立多年了。”
全面实现现代化:公司应该致力于应用程序环境的现代化，使其更加灵活，为带宽需求的突然增加做好准备，使员工能够灵活地进行远程工作，并提前考虑，以便更容易地克服新的挑战。
优先处理个人事务:面对面的交流可以帮助员工建立融洽的关系，并将其积极地带入工作中。同时，在虚拟世界中也应该做出同样的努力，以避免只从纯粹的交易关系中提款，而不存款。
腾出时间来建立关系:几乎所有的员工都在家办公，不那么正式的办公室互动形成的家庭式的联系可能很快就会消失，这就是为什么即使工作已经结束，也要留出时间留在人们的生活中。
强调远程文化:充足的IT规划和支持使远程工作成为可能，但它也使远程文化在任何公司的墙外蓬勃发展，通过使用视频会议等技术来模拟员工通常在办公室周围的随意互动。
普雷文强调，最重要的是，各组织永远不要停止准备。虽然有传言说即将发生什么，但令人惊讶的是，几乎所有能够远程工作的人几乎没有得到任何实际警告。
一个公司的IT部门应该“反映出它自己的表现，以及它如何能够创造一个人们真正想要工作的高绩效环境。”
至于远程工作的未来，以及大流行如何影响业务，Previn说。“我们都学到了很多。显然，我们现在的情况并不理想。但我们正在了解，通过远程工作，哪些类型的角色得到了强化，哪些角色受到了削弱。在流感大流行结束后，我们将更好地了解哪些工作是在办公室工作的好处，哪些工作是远程工作的好处。我们只是不会回到过去的样子。随着对不同环境下工作的更好理解，我们将知道哪些技术将带来与不在同一栋大楼里的聪明人一起工作的好处。”
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IBM公司创新中心总部位于硅谷。